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withコロナ時代の展示会 近隣ホテルからのリモート ~ 今日の課題 ~

★今日の課題★
withコロナ時代の展示会
会場での接触8割減・近隣ホテルからのリモート対応


withコロナ時代の展示会

 2020年春は3月の一斉休校、4月の緊急事態宣言などがあり様々な展示会が中止や延期になりました。

 2021年春は規模を縮小し、感染対策を施して開催されるイベントも散見されるようになりました。

テーブルは小型化、1卓ごとにパーティション設置
1mmのPET樹脂の透明パーティションです。逆V字の形で立てて使います。今回、3~4泊用のキャリーバッグに入りましたので、持ち運びに使えるギリギリが『中』サイズだと思います。現場では倒れてくるような不安定さはありません。



収容人数10%

 イベント内のセミナー会場では3人掛けのテーブルに椅子は2つ、そして会場には僅かな人。

 スクリーンにはZoomで参加する人が映っていますが、リアルとリモートの併用で開催されていました。




展示ブース感染対策

 展示会といえばビジネスチャンスを得るためのPRの場、出会いの場ですが、ゆえに人との接触があります。

 今回、関係した展示ブースではスタッフは二重でのマスク着用、対面時にはフェイスシールド着用またはパーティション越しの対面としました。
 名刺交換の際には前後での手指消毒、環境清掃には使い捨て手袋を装着してペーパータオルで清掃といった最低限のルールを敷きました。

 展示ブースにはパソコン、ビデオカメラ、AIマイク内蔵スピーカーなどを設置しました。

 リアル会場は最大1人のスタッフ、あとはリモートで対応する事にしました。

AIマイクを内蔵したスピーカーです。これまで10名に満たない会議で不便を感じたことはありません。2台あれば、連結ケーブルでつないで10名以上の会議でも不便を感じず使えます。



会場内でリモート

 今回は展示会の会場の建物内、ブースから数十メートル離れた場所でZoomを接続して来客対応しました。

 何かあれば駆け付けられる距離、密にならない場所、対面して会話をしない方法、検討した上での対応として、この方法をとりました。

 これが初日の、はじめの対処法でした。




近隣ホテルでの対応

 今回、私が策定したガイドラインでは『通勤圏内開催でもホテルの積極的な利用』を明文化しました。

 実際に、会場から最も近いホテルの部屋を取り、そこからリモート対応を実施しました。

 まずホテルでZoomをホストとして立ち上げます。この時点では参加者ゼロです。
 次に展示会場に出向きます。10時開会なので9時半頃にブースへ行きノートパソコンを起動、Zoomに参加します。これでホテルに置いてあるパソコンとブースに置いたパソコンとの接続が確立します。
 再びホテルに戻り、10時の開会を待ちます。

 ホテルではZoom対応をしながらも、他の仕事も並行できるようにしました。
 ブースに来訪者が居ない間は通常業務ができるように2画面化を初トライしました。

 上図の通りメインのノートパソコン、いつも使っているeMeet Luna(AIマイク内蔵スピーカー)、HandyCamビデオカメラを設置するのはいつもの自宅でのセッティングと同じです。
 HandyCamは1ch用のHDMIキャプチャデバイスを使い、ノートパソコンと接続しています。
 このパソコン+eMeet Luna+HandyCam+HDMIキャプチャデバイスの組み合わせはホテルとブースで共通します。

HDMIケーブルで出力されて来るビデオカメラ等の映像をWebCamとしてパソコンに取り込むことができるデバイスです。Zoomなどのビデオ会議システムでカメラ入力として選択できるようになります。

 今回の新しい取り組みはポータブルディスプレイを設置しました。
 調達したのはアイリスオーヤマのポータブルディスプレイ ILD-A1616MS-B です。
 ノートパソコンの画面は普段どおりの仕事用の画面、ポータブルディスプレイはZoom専用とするためWindowsの2画面設定で『拡張』を選び、第二画面にはZoomだけ開きました。

1677万色、FHD1080Pの15.6インチモニターです。持ち運び用ですので重さ500g、厚みは1cm程です。電池は内蔵していません。パソコンとUSB-Cで接続すれば画像も電源もその1本のケーブルで済みます。HDMIケーブルでも接続可能で、これらのケーブルは附属しています。

 この体制により、仕事の並行ができ、効率的な展示ブース対応ができました。

 普段通りの仕事をするためにキーボードとマウスも持ち込みました。
 東プレの指に優しいキーボード、エレコムのトラックボールマウスです。

東プレのREALFORCEキーボードです。荷重は30gと一番軽いタイプです。APCが付いているので、キーボードを何ミリ押下したら押したことにするのかを3段階で設定できます。すべてのキー1つ1つを個別に設定できます。
 親指でトラックボールを転がして使うタイプのマウスです。デスクのスペースがマウス1個分で済みます。手首も使わないので、慣れると良い商品です。



海外旅行用キャリーバッグ

 今回はホテル用とブース用にパソコン2台、eMeet Luna2台、HandyCam2台、HDMIキャプチャデバイス2台、HDMIケーブル2本、USB-Cケーブルなどケーブル類は計10本程持参しました。
 さらに15.6インチのポータブルディスプレイもあり、着替えなども持参するため大量の荷物となりました。

 そこで用意したのは海外旅行で使うキャリーバッグです。
 出発前、体重計で測定したところ20kgありました。
 帰宅後、体重計で測定したところ19kgでした。配布物を消費して数キロ減、別途用意した展示器材で数キロ増、結局は増減がほぼなく往来しました。




 今回はwithコロナ時代の見本市・展示会対応の在り方について考え、試しにポータブルディスプレイを買ってみました。

 会場内にWi-Fiが飛んでいないのが残念でしたが、今後は主催者に対応してもらえるようにお願いしていきたいと思います。

 最後までお読みいただき、ありがとうございました。